住友電工情報システム株式会社


文書管理・情報共有システムの最新版「楽々Document Plus Ver.4.2」の販売を開始



~新しい期限管理機能(自動更新、複数設定)により契約書管理を効率化~

住友電工情報システム株式会社は、契約書管理で求められる契約期限の自動更新や複数期限の設定に対応した、文書管理・情報共有システムの最新版「楽々Document Plus (らくらくドキュメント プラス) Ver.4.2」を開発し、10月より販売を開始します。さらに、この最新版では利便性向上のため、文書の自動廃棄機能と全文検索の属性絞り込み機能も追加しました。

楽々Document Plusは、複数のファイルを1つの「文書(ドキュメント)」に添付し、「フォルダ」に保管することができる文書管理・情報共有システムです。作成者、契約先、満了日などの任意項目を属性として付与し、文書を登録します。楽々Document Plusは、必要な時に必要な情報を属性検索やあいまい検索などの高精度な検索ですぐに取り出すことができ、オフィスファイルの管理はもちろん、契約書管理、ISO文書管理や複合機連携による紙文書活用など、様々な用途で利用できます。
契約書などの文書には、自動更新するもの、満了日と更新期限(更新するかどうかを判断する猶予期限)といったように複数の期限を持つものがあり、期限を管理するのに手間がかかってきました。今回、楽々Document Plus Ver.4.2では、こうした「期限」を文書ごとに管理でき、人手をかけず適切に運用できるようになりました。また、検索対象を任意の属性(契約先名、主管部署、など)で絞り込んだ上で、全文検索をすることにより、大量の情報から目的の文書をこれまで以上に素早く見つけ出すことができます。

新たにお客様が利用できる機能は下記のとおりです。

(1)文書の期限管理機能
契約書に必要な期限管理として、満了日の管理に加え、自動更新や複数の期限日の管理もできるようになりました。管理したい期限日を設定すれば、その期限が近づくと文書管理システムが関係者に通知しますので、見落としを防ぎ、契約時期を簡単に更新できます。また、決められた日に不要となる文書を廃棄したい場合に、その期限日を設定しておくだけで、期限が来ると自動的に文書を廃棄する機能も追加しました。

1.自動更新
 期限日と更新の間隔を設定できるようになりました。これにより期限が来るたびに新しい期限日に自動更新され、毎年や半年単位で繰り返し通知することができます。

2.複数期限管理
 通知対象となる期限日を、ひとつの文書に対して、複数設定できるようになりました。例えば、満了日に加えて、継続や解約を判定するための検討開始日を設定して、社内関係部署向けに通知することができます。

3.自動廃棄
 不要となった文書を決められた日が来ると、自動的に廃棄される機能を追加しました。無効な文書や利用価値のない文書を廃棄することで保管文書の最適化、文書の検索精度の向上などが図れます。

(2)全文検索と属性絞り込みの組み合わせ機能
楽々Document Plusでは、必要な情報(例えば、契約先、満了日、種別など)を属性として各文書に付与して、文書を管理しています。文書を検索する際は、コンテンツを全文検索することで、高速に精度よく見つけ出せますが、検索条件によっては多くの文書がヒットすることがあります。こうした時、見つけたい文書に効率的にたどり着くため、文書に付与した任意の属性で絞り込みたいとの要望がありました。今回はこの要望に応え、文書に付与した任意の属性で絞り込んだあとに、全文検索できる機能を追加しました。

楽々Document Plusは、こうしたお客様の要望や新しい技術を製品に組み込むため、保守サービスの一環として年3~4回程度の定期バージョンアップを実施しています。今後もますます需要が見込まれる文書管理システム及び社内情報共有システムの市場において、時代のニーズを先取りした製品開発に取り組んでいきます。

 以上

【補足資料】
■楽々Document Plusの特長
・高性能の全文検索エンジンQuickSolutionをバンドルすることであいまい検索にも対応。探したい文書がすぐに見つかります。
・高速ビューワを搭載し、ヒットしたページを瞬時に表示します。
・ドラッグ&ドロップによるワンタッチ登録ができるので、文書を簡単に登録できます。
・文書の登録/改訂/閲覧/廃棄に関する権限を設定でき、セキュリティ対策も万全です。
・部門に分散するファイルサーバを統合的に閲覧・検索できます。初期データ投入の手間を減らして手軽に運用を開始し、部門間の情報共有・活用を促します。
・複合機等のスキャナ機能によって電子化されたファイルを、自動で登録できます。登録されたファイルはOCR処理され、全文検索の対象となるので、紙文書の情報を効率的に活用・再利用できます。
・添付ファイル(オリジナル)のダウンロードをさせず、ビューワからの参照のみに制限できます。PDFファイル及びビューワからの印刷を制限できます。

■楽々Document Plusの動作環境
サーバOS :Windows Server
アプリケーションサーバ :Tomcat
データベース :PostgreSQL / Oracle / SQL Server
クライアント :Internet Explorer / Firefox / Android (Firefox) / iPad (Safari)

■楽々Document Plusの価格
パッケージライセンス価格 : 150万円(税別)~
※価格についての詳細は、別途お問合せ下さい。

■楽々Document PlusのWebサイト
http://www.sei-info.co.jp/document-plus/index.html?pr=n2u&doc=160929

・楽々Document、QuickSolutionは、住友電気工業株式会社の登録商標です。
・Windows、Windows Server、SQL Server、Internet Explorer は、米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における商標または登録商標です。
・Oracle は、米国 Oracle Corporation 及びその子会社、関連会社の米国及びその他の国における商標または登録商標です。
・Firefoxは、米国Mozilla Foundation の米国及びその他の国における商標または登録商標です。
・Android は米国 Google Inc. の米国およびその他の国における商標または登録商標です。
・iPad、Safari は米国 Apple Inc. の米国およびその他の国における商標または登録商標です。
・その他、本書に記載されている会社名・製品名等は、各社の商標または登録商標です。

■ 住友電工情報システム株式会社の概要
(1) 設立:1998年10月1日
(2) 資本金:4.8億円
(3) 従業員数:450名
(4) 代表者:代表取締役社長 白井 清志
(5) 本社所在地: 大阪市淀川区宮原3-4-30(ニッセイ新大阪ビル)
(6) 事業内容:各種業務用ソフトウエアの開発・販売・保守、
        パッケージソフトの開発・販売・保守他

<製品に関するお問い合わせ先>
住友電工情報システム株式会社 
ビジネスソリューション事業本部 
システム営業部     TEL:03-6406-2840
西日本システム営業部  TEL:06-6394-6731
Email:rakrak@sei-info.co.jp

<本件に関するお問い合わせ先>
住友電工情報システム株式会社 
ビジネスソリューション事業本部 マーケティング室   
TEL:06-6394-6754 Email:mkt@sei-info.co.jp 

関連URL:http://www.sei-info.co.jp/document-plus/index.html?pr=n2u&doc=160929

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